【全体図のうち、今日はここ】この記事は、AIを『分身』にする仕組みの『育つ』の部分の話です。先に全体図を読むと、つながりが分かりやすくなります。→『AIの答えが「ありきたり」なのは、あなたを知らないから｜毎日育つ『業務マスタ』の全体図』
「こういうのすぐ翌朝に予定いれてくれないと忘れちゃうよ」
これは、私がAIに向かって言った一言です。会議の議事録やメールをAIに読ませているのに、決まったことの抜け漏れが起きた。今回は、その失敗と、AIの議事録運用で抜け漏れを減らすために1つずつ足していったルールの話です。
私は中小企業で、食品工場の管理をしている会社員です。前回のAI回『食品工場の本部長が、AIを「右腕」にした最初の2週間』の最後に、次は『議事録から抜け漏れをなくす仕組み』を書くと予告していました。正直に言うと、仕組みの話の前に、まず失敗の話からになります。
AI議事録を入れたのに、決まったことが抜けた
今の私の仕事の回し方は、こうです。会議や打ち合わせの録音をAIが文字起こしして、議事録としてメールで届きます。毎朝、AIがメールと議事録を読み、やるべきことを拾って、予定に入れるかどうかを私に提案してくれます。
私はもともと、報連相が苦手です。特に、ある場所で決まったことを他の人にも伝える横展開がよく抜けます。だからこの仕組みには、かなり期待していました。（これでもう、忘れる心配はない）と。
ところがある日、気づきました。仕事のやりとりの中で、お客様のところへ伺う話が出ていたのに、それがどこにも入っていなかったのです。日程はまだ決まっていない。予定表にもない。やることの一覧にもない。
（……これ、誰も覚えていないやつだ）
背中がすっと冷たくなりました。そこで出たのが、冒頭の一言です。
会議の抜け漏れは『読む』と『置き場所に移す』の間で起きる
あとから振り返ると、話そのものは、やりとりの中にちゃんとありました。抜けたのは、その話を、日付のついた置き場所（予定表ややることの一覧）に移すところです。
特に危ないのは、日程が決まっていない話なのかもしれません。『いつやるか』が決まっていないので、予定表のどこにも置けない。置けないまま、宙に浮く。そして宙に浮いたものは、人間もAIも、そのうち見なくなりがちです。
前回のマネジメント回『再発防止策は『原因』に打つ』で、起きたことではなく原因に対策を打つ、という話を書きました。今回の原因は、AIの頭が悪かったことではありません。『決まったことを置き場所へ移す』という手順が、仕組みの中に無かったことでした。
AIの議事録運用に、失敗のたびに足したルール
そこから、ルールを1つずつ足していきました。どれも、何かが抜けた・ずれたときに、私がAIに頼んだものです。
日程が決まっていなくても『日程を決める』を予定にする
お客様のところへ伺う話が出たら、日程が決まっていなくても、すぐ翌営業日の朝いちばん早い空き枠に『日程を決める』という予定を入れる。中身は、誰が行くか、先方へは誰が打診するか、候補日はいつか。日程が無いなら、『日程を決める日』を先に作ってしまう、という考え方です。
議事録は1通ずつ最後まで読み、読めたかを報告させる
同じ日に、私はAIにこう頼みました。「全部読み切るようにちゃんとスケジュールタスク更新してほしい」。件名や冒頭で判断しない。通数が多くても省かない。1通ずつ最後まで読み、最後まで読めたかどうかを毎回報告する。読めなかったものは『途中まで』と書いて、次の日に読み直す、というルールにしました。
添付ファイルも読み、決まったことは一覧に足す
さらに、「議事録だけじゃなく添付ファイルも。で、必要なことはマスタに足してくんだよ」とも伝えました。議事録やメールの添付から分かった決定・期限・宿題・担当は、仕事の一覧（私は『マスタ』と呼んでいます）に足していく。読んで終わりにせず、置き場所に移すところまでをAIの仕事にしました。
文字起こしの混ざりと名前の化けは、決定として扱わない
文字起こしならではの落とし穴もありました。ある会議の議事録に、近くで別の人が話していた、会議と関係のない話が混ざっていたことがあります。それ以来、会議の本筋と関係の薄い話は決定として扱わず、『要確認』にしています。
名前の変換ミスも多いです。社員にいない名前が出てきたら、AIに推測で記録させず、必ず私に確認させます。確認できた化け方は覚えさせて、次から正しい名前に置き換えてもらっています。
担当を推測で決めない
議事録から宿題を拾っても、誰がやるかを推測で決めて予定を入れると、今度は別のずれが起きます。担当がはっきりしないものは、まず誰がやるかを確認してから入れる、というルールも足しました。
つまり、抜け漏れは記憶や意識ではなく『置き場所へ移す仕組み』で防ぐ
ここまで書いてきて、一番言いたいことは1つです。抜け漏れは、記憶や意識では防げない。決まったことを、すぐに『置き場所』へ移す仕組みで防ぐ。
議事録に『書いてある』ことと、誰かが『やることになっている』ことは、別物です。その間には、日付と担当のついた置き場所に移すという1手が要ります。AIを使っても、この1手が仕組みに入っていなければ、抜けるときは抜けます。
社内の会議で、このAIの回し方を説明したことがあります。議事録やメールからやるべきことの提案が来て、それを一覧にためていき、AIがまたそれを読んで提案してくる。説明しながら、私は「サイクルが出来上がってるってことなのね」と話していました。抜け漏れを減らしているのは、AIの賢さそのものより、この『移して、ためて、また読む』の流れなのかもしれません。
自分の職場で使える、会議の抜け漏れチェック
今回の件から、会議のあとに確かめたい問いを整理しました。AIを使っていてもいなくても、使える問いだと考えています。
・議事録（またはメモ）は、最後まで読んだか。読めたかどうかを確かめたか
・決まったこと・宿題・期限は、日付のある置き場所（予定表・一覧）に移したか
・日程が決まっていない話を、『日程を決める』という予定にして置いたか
・担当は書いてあるか。推測で決めていないか
・会議と関係の薄い話や、聞き取れなかった名前を、決定として扱っていないか
よくある質問（AI議事録と抜け漏れ）
AIで議事録を取れば、抜け漏れはなくなりますか？
私の場合は、なくなりませんでした。議事録ができても、そこから予定ややることの一覧に移す手順が無いと抜けます。今回は、移すところまでをAIの仕事として決めることで、抜けを減らそうとしています。
日程が決まっていない宿題は、どう扱えばいいですか？
今回は、日程が決まっていなくても、翌営業日の朝いちばんに『日程を決める』という予定を入れるルールにしました。誰が行くか、誰が打診するか、候補日をそこで決めます。
文字起こしの誤変換は、どうしていますか？
社員にいない名前が出たら、推測で記録せずに確認しています。確認できた化け方はAIに覚えさせ、次からは正しい名前に置き換えてもらっています。
会議で決まったこと、今どこに置いてありますか？
抜け漏れは、記憶や意識ではなく、決まったことをすぐに『置き場所』へ移す仕組みで防ぐ。今回の失敗を整理すると、そこに行き着きます。
あなたの職場で、先週の会議で決まったことは、今どこに置いてありますか。議事録の中ですか。それとも、日付と担当のついた場所ですか。
次回はマネジメント回です。現場で『決めたルールが続かない』問題について書く予定です。
※アイキャッチのキャラクター『工場長』の画像はAI生成です。
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