AIの答えが「ありきたり」なのは、あなたを知らないから｜毎日育つ『業務マスタ』の全体図

【はじめての方へ】このブログのAI回は、全部この記事の全体図の上に乗っています。まずはこの記事を読んでから、ほかのAI回に進んでください。読む順番は、記事のいちばん下の『AI回の読み方』にまとめています。

AIに仕事を頼んでみたけど、返ってくるのはどこかで見たような答えばかり。結局、自分で書き直したほうが早い。

私も最初はそうでした。でも今は、「明日の面談の準備をして」のひと言で、相手と関わる案件や前回の宿題、近いうちの期限までそろった手控えが出てきます。

AIの性能が急に上がったわけではありません。変わったのは、AIが私の仕事をどれだけ知っているかです。

このブログでは、AIの使い方の回をいくつか書いてきました。ただ、その前に書くべきだった『全体図』がありませんでした。今回はその全体図と、同じくらい大事な『守り』の話です。

AIは毎回「初対面の新人」

新しく入った人に「いい感じにやっといて」と頼んでも、うまくいきませんよね。今どんな案件が動いていて、誰が何を担当していて、過去に何で失敗したのかを知らないんだから当然です。

AIも同じです。何も渡さなければ、毎回初対面の新人に頼んでいるのと変わりません。

そこで私は、自分の仕事のすべてを1冊にまとめた『業務マスタ』を作りました。これが私の『分身』です。

全体図：置く → 動く → 育つ → 濃くなる

1. 置く：仕事の状態・人と組織・判断の基準・経験を『業務マスタ』にまとめる
2. 動く：AIは毎回、マスタを読んでから仕事をする
3. 育つ：届いたメールや会議の議事録から、決まったこと・期限・宿題・担当をAIがマスタに書き足していく
4. 濃くなる：次に頼むとき、AIが知っていることが増えている。だから指示は短くても、返ってくるものが濃くなる

動けば動くほど、アウトプットの質もスピードも上がっていく。私が一番伝えたいのは、この循環です。

【守り】マスタには、仕事の大事な情報が1か所に集まります。だからこそ、個人情報や社内の機密情報は、社内規定と関連する法律（個人情報保護法・マイナンバー法など）に基づいて管理してください。便利さより、ここが先です。

『業務マスタ』の中身

マスタは表計算のファイル1つで、シートは19枚あります。分けると4つの層です。

層	主なシート	役割
仕事の地図	案件／期限・次回日程／会議体／定常業務／年間カレンダー	今なにが動いていて、次に何をするか
人と組織	組織・関係者／決裁・承認／不在時の代行／暗黙知メモ	誰に聞けばいいか、誰が決めるか
判断の物差し	表紙の『重点』／KPIの定義／取引条件／法改正ウォッチ	何を優先して、何で良し悪しを測るか
経験	対応事例／完了アーカイブ／要確認リスト	過去にどう動いて、何を学んだか

ポイントは表紙です。いちばん上に、今の私の『重点』を3つだけ書いてあります。案件も提案も、全部この3つに沿って優先順位をつける。AIが提案してくるときも、まずこの物差しで判断します。

【守り】『人と組織』のシートには、人の癖や相性まで書きたくなります。でも、健康や人事、相談の中身は書きません。残すのは「どう動いたか」の型だけ。書いた内容を本人に言わない、というルールも決めています。

いちばん効いているのは『対応事例』

マスタのなかで一番強いのが、このシートです。何か問題が起きたら、1件1行でこう残します。

問題 → 原因 → どう動いたか → 結果 → 学び・次に使える型

1か月で26件たまりました。たとえば、こんな型が残っています。

• 「起きたこと」ではなく「いつもと何が違ったか」を見る。普段は起きていないのにこの日に起きたなら、その日だけの違いがあるはず
• 人が休んだら止まる確認には、必ず代役を決めておく
• 悪い知らせは「自分の担当には関係ない」と絞らずに、関係しそうな全員にその日のうちに一報する。意志ではなくルールで防ぐ
• 上からの課題は、全員が自分を振り返る仕組みに変えると広がる

似たことが起きると、AIはまずこのシートから近い事例を探して提案してきます。一度の失敗が、二度目には『型』になって返ってくる。人の記憶だと薄れていく経験が、ここでは使うほど強くなります。

マスタはどうやって育つのか

私は書いていません。AIが1日に何度も、メール、会議の議事録、添付ファイル、私がチャットで話した報告を読んで、マスタを書き換えています。作ってから約1か月半で、書き換えは50回を超えました。

書き方のルールは3つだけです。

1. 日記にしない：時系列で足していかずに、項目ごとに『今の状態』へ上書きする。当時の状態は、月に1回コピーを取って残しておく
2. 終わったら1行に縮める：完了した案件は1行にして、別のシートへ移す
3. 迷ったら『要確認』と書く：空欄にするより、引き継ぎで困らない

もうひとつ、効いたことがあります。もう1体のAIに「質問攻めにして」と頼んで、58問のヒアリングを受けました。私の頭の中にしかなかった暗黙のルールや判断のクセを、質問で引き出してマスタに入れたんです。人に説明したことがないことほど、分身には必要でした。

【守り】メールや議事録を読ませるときほど、何を書かないかを先に決めておきます。私のマスタに書かないのは、雑談・個人の情報・人の相談や人事の詳しい中身です。たとえばマイナンバーは、税や社会保険の手続きなど法律で決められた事務以外では、集めることも保管することもできません。本人の同意があってもダメです。AIに読ませるための置き場に入れるのは一発アウトです。

動くほど、次の指示が濃くなる

冒頭の面談の準備がいい例です。「明日の面談の準備をして」と頼むと、AIはマスタから相手に関わる案件、前回の約束、近い期限を拾い、話すことを1枚にまとめてきます。

私が経緯を説明し直す必要はありません。指示は短いまま、返ってくるものはどんどん濃くなる。マスタを作った最初の週と今とでは、同じひと言でも返ってくるものがまるで違います。

AIのミスも、マスタの養分になる

正直に書くと、AIもミスをします。ファイルを書き換えたら壊れた。AIが止まって、その間の記録が抜けた。

これも『対応事例』に残しました。そこから生まれた型が「1本止まったら全部止まる仕組みを作らない」です。記録を読み込むタイミングを1日に何度かに分け、どれか1つが止まっても取りこぼさないようにしました。

人間の失敗もAIの失敗も、同じシートで型になる。ここが、ただのメモとの一番の違いだと思っています。

置き場所と管理だけは、絶対に間違えない

ここが今回いちばん大事な話です。マスタは情報がたまるほど強くなります。逆にいえば、大事な情報が1か所に集まるということです。だから、私はこう線を引いています。

• 私生活で使うなら：自分の個人のドライブで
• 仕事で使うなら：会社が用意したクラウドの中だけで完結させる。会社の情報を個人のアカウントに出さない
• 個人情報・社内の機密情報：社内規定と関連する法律に基づいて管理する。始める前に、会社のルールと担当部署に必ず確認する
• 入れてはいけないもの：マイナンバーのように、法律で扱える目的が決まっている情報。便利だからといって、この方式でクラウドに置いた時点でアウトです

このブログでマスタの中身そのものを見せないのも、同じ理由です。お見せできるのは型だけ。でも型さえわかれば、中身はあなたの仕事で埋められます。

参考：特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（事業者編）｜個人情報保護委員会

あなたの『○○マスタ』を作る3ステップ

1. 表紙に重点を3つ書く：今の自分が何を優先しているか
2. 『案件』シートを作る：案件名・状態（進行中／保留／完了）・次の一手・最終更新日の4列から
3. 『対応事例』シートを作る：問題・原因・どう動いたか・結果・学びの5列。何か起きたら1行だけ書く

あとはAIに「毎回これを読んでから仕事をして。決まったことはここに書き足して」と頼むだけです。

【守り】作り始める前に、表紙に『このマスタに書かないもの』も一緒に書いてください。個人情報、社内の機密、法律で扱いが決まっている情報。最初に線を引いておけば、AIもその線を守って動きます。

まとめ：分身は、次の担当者への引き継ぎ書になる

マスタを作った本当の目的は、AIを便利にすることだけではありません。私の動き方を、次にこの仕事を担う人が再現できるようにすることです。

考えてみると、これは部下を育てるのと同じなんですよね。背景を知らない人に、いい仕事はできない。だから渡す。渡したものが積み上がって、仕事が速くなる。その相手が、人でもAIでも同じです。そして、渡していいものと渡してはいけないものを分けるのも、人でもAIでも同じです。

このブログのAI回は、全部この全体図のどこかの話です。たとえば『議事録の抜け漏れ』の回は、『育つ』の部分の話でした。迷ったら、またこのページに戻ってきてください。

※アイキャッチのキャラクターの画像はAI生成です。